بهطور كلي كدينگ و شمارهگذاري كالاها در سه لايه قابل بهكارگيري است:
لايه تخصصي
لايه عمومي
لايه ملّي
نظامهای كدينگ در لايه تخصصي ، براي مرتفع كردن يك نياز خاص در داخل يك بخش از سازمان طراحي ميشوند. اطلاعاتي از كالاها كه با استفاده از اين نظامها تبديل به كد ميشود، در برگيرنده اطلاعات عملياتي كالاها است كه بيانكننده ويژگيهايي جداي از اطلاعات پايه كالا هستند. اطلاعات عملياتي، ويژگيهاي مرتبط با محيط توليد كالا، حجم توليد، زمان و به طور كلي اطلاعاتي غير از چيستي و ماهيت يك كالا را بيان ميكنند. بنابراين، هر يك از سازمانها در طراحي سيستمهاي كدينگ تخصصي خود، عمليات و فرآیندهاي بخش مربوطه را در نظر ميگيرند و به كدگذاري اطلاعاتي ميپردازند كه براي افزايش بهرهوري فرآیندهاي آن قسمت مورد نياز است. همچنين سيستمهاي استانداردي نيز براي كدينگ فرآیندهاي تخصصي طراحي شدهاند كه قابليت انطباق با يك فرآیند تخصصي از سازمانهاي مختلف را دارا هستند.
در لايه عمومي ، طراحي سيستم كدينگ با هدف تسهيل در برقراري ارتباط و انجام تعاملات بين واحدهاي مختلف يك سازمان انجام ميشود. براي مثال ميتوان سيستم كدينگ مربوط به اطلاعات كالاهاي موجود در انبار كه بايد در خط توليد استفاده شوند را در اين زمره نام برد. در طراحي اين سيستمها، آن دسته از اطلاعاتي مورد بررسي قرار ميگيرند كه نياز است بين بخشهاي مختلف يك سازمان مبادله شوند. بنابراين نوع اطلاعات طبقهبندی شده در اين سيستمها نيز بسته به نياز سازمانهاست و ممكن است فراتر از اطلاعات پايه كالاها باشد.
براي درك بهتر از كاربرد سيستمهاي كدينگ تخصصي و عمومي، سازماني را در نظر بگيريد كه داراي بخشهاي مختلفي نظير توليد، انبار، فروش و ... ميباشد. هر يك از اين بخشها بسته به نياز و فرآیندهاي اجرايي خود، نيازمند جمعآوري و دستهبندي عناصري از اطلاعات عملياتي كالاها و اطلاعات پايه آنها ميباشد. براي مثال در بخش انبار، هر كالا بر اساس اطلاعات پايه (كه بيانگر چيستي آن كالا ميباشد) و اطلاعات عملياتي نظير حجم ورود به انبار، تاريخ ورود، فرستنده و ... كدگذاري ميشود. سيستم كدگذاري اين اطلاعات، سيستم كدينگ تخصصي بخش انبار ناميده ميشود. به همين ترتيب بخشهاي ديگر نيز سيستمهاي تخصصي خود را بر اساس پارامترهاي عملياتي مورد نياز خود مورد استفاده قرار ميدهند. از طرف ديگر براي برقراري ارتباط مناسب بين همه اين بخشها در سازمان لازم است كه كالاها بر اساس پارامترهايي عموميتر از آنچه در هر يك از بخشها دستهبندي ميشوند، كدگذاري شوند. براي مثال در برقراري ارتباط بين بخش توليد و انبار، فقط برخي از پارامترهاي كد شده توسط انبار كه براي بخش توليد نيز اهميت دارند مورد استفاده خواهد بود. اين موضوع در برقراري ارتباط بين ساير عناصر سازمان نيز قابل مشاهده است. سيستم كدينگي كه بدين ترتيب و با هدف برقراري ارتباط بين بخشهاي سازمان طراحي ميشود، سيستم كدينگ عمومي نامیده ميشود.
بديهي است كه با توجه به متفاوت بودن ماهيت عملياتي سازمانهاي مختلف، بهرهبرداري از يك نظام كدينگ يكسان براي پوشش دادن همه نيازهاي سازمانها مقدور نیست. اما نكته مشترك در هر دو مورد بالا اين است كه همه سازمانها براي طراحي سيستم كدينگ در هر دو سطح تخصصي و عمومي نيازمند در اختيار داشتن اطلاعات ماهيتي و پايه كالاها هستند. با توجه به اين كه اطلاعات پايه كالاها مستقل از سازمان و فرآیندهاي آن بوده و قابليت به اشتراكگذاري در همه سازمانها را دارا هستند، طراحي يك سيستم كدينگ اطلاعات پايه مشترك، زيربناي بسيار مناسبي را براي تسهيل در طراحي سيستمهاي كدينگ عمومي و تخصصي فراهم ميكند.
آنچه كه در سطح ملي در مورد طراحي يك نظام كدينگ مطرح است، شمارهگذاري كالاها با توجه به اطلاعات پايه و ثابت آنها با هدف تسهيل در برقراري روابط و انجام تعاملات بين سازماني است. با توجه به اين تعريف، ايران كد با شناسايي و كدگذاري كالاها بر اساس اطلاعات پايه و اطلاعرساني گسترده كالاها و عرضهكنندگان از طريق پورتال اطلاعرساني ملي، زبان ارتباطي مشتركي را بين همه عناصر فعال در زنجيرههاي گردش كالا در كشور ايجاد كرده است.
همچنين خدماتي نظير ارائه كاتالوگ الكترونيكي محصول و بسته مديريت موجوديها بر اساس ايران كد، فوايد بهرهبرداري از اين نظام را به عنوان يك بستر مناسب براي طراحي سيستمهاي كدينگ عمومي و تخصصي بيشتر نمايان ميكند.
